Directiesecretaresse/Management Assistant

Deze vacature is niet meer beschikbaar

Ben jij een doorgewinterde directiesecretaresse die houdt van haar/zijn vak? Voor wie het een fijne uitdaging is om de Managing Director van een grote internationale technische speler zo te ontzorgen, dat hij zich volledig kan focussen op zijn doel en missie?

 

Vind jij het heerlijk om de man aan de top secretarieel te ondersteunen? En tegelijkertijd de rol van regisseur, achtervang, buffer, gastvrouw, informatiebron, projectmanager en klankbord te vervullen?

 

 

Informatie

  • Directiesecretaresse bedrijfsleven
  • Zoetermeer
Wat ga je doen?
In de rol van directiesecretaresse -die in deze internationale organisatie officieel Management Assistant heet, ben je dé steun en toeverlaat van de Managing Director. Je zorgt ervoor dat hij zich bezig kan houden met zijn bestuurlijke taken en jij regelt alles daaromheen. Van timemanagement en agendabeheer tot het voorbereiden van alle relevante stukken en correspondentie en het boeken van alle reizen. Je weet wat er binnen de organisatie speelt, je anticipeert, denkt vooruit en bewaakt de voortgang van lopende zaken. 
 
• Je bereidt brieven, e-mails, correspondentie en presentaties voor;
• Je verzamelt en screent binnenkomende informatie en je prioriteert;
• Je beheert de agenda van de Managing Director die behoorlijk complex is;
• Je plant en bereidt diverse overleggen (ook o.a. videoconferences) en bijeenkomsten voor en bewaakt deadlines van gemaakte afspraken; 
• Je notuleert alle bijeenkomsten en zorgt ervoor dat de hieruit voortkomende actiepunten worden gerealiseerd;
• Je houdt je bezig met het beheren en up to date houden van het directiearchief en databases;
• Je boekt tickets en organiseert de reizen van de MD;
• Je onderhoudt een groot netwerk en communiceert met in- en externe relaties;
• Je werkt samen met twee andere Management Assistants en jullie vervangen en ondersteunen elkaar indien nodig;
• Je onderhoudt de communicatie via intranet vanuit de directie;
• Je organiseert interne en externe evenementen;
• Je voert enkele financiële taken uit en coördineert met de betrokken afdelingen. 
 
Wie ben jij?
• Een ervaren directiesecretaresse die de afgelopen tien jaar meters heeft gemaakt in deze rol; 
• Met Hbo-werk- denkniveau; • Je maakt makkelijk contact en hebt een groot verbindend vermogen;
• je schrijft graag en jouw Nederlands in woord en geschrift is foutloos;
• Je werkt graag in een internationale omgeving waar veel Engels wordt gesproken; 
• Je hebt daarom een uitstekende beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift en je spreekt en schrijft misschien ook nog wel een goed woordje Frans, maar dat is geen must, slechts een pré;
• Je bent handig met softwaretools en werkt met gemak met Microsoft Office 365, inclusief PowerPoint, Excel, OneNote en Access, een database management programma;
• Je woont in de regio van Zoetermeer. 
 
En verder?
Je staat stevig in je schoenen, bent proactief, assertief en je kunt snel schakelen. Je bent organisatiesensitief, professioneel en zakelijk in jouw communicatie.  In deze functie is een zeer hoge mate van integriteit verreist. Daarnaast ben je proactief en werk je gestructureerd en secuur. Je kunt omgaan met ad hoc werkzaamheden en krijgt hier energie van. Je brengt een positieve en gezellige energie mee! 
 
Wat kun je van de rol bij onze opdrachtgever verwachten?
• Je komt te werken voor een grote internationale werkgever met een goede werksfeer;
• Een goed salaris van minimaal 3.250,- tot maximaal 4.250,-; 
• 25 vakantiedagen;
• En pensioenregeling;
• Dynamische internationale werkomgeving. 
 
Solliciteren? Ben je enthousiast geworden naar aanleiding van deze vacature of wil je meer weten? Stuur jouw CV voor 23 september aanstaande naar Marjan de Vries van Executive Secretaries via marjandevries@executivesecretaries.nl of neem contact op via nummer 06-51203264.  

Afdeling Recruitment

Contactpersoon 0252 - 429731 Stuur e-mail