Personal Assistant Voorzitter Raad van Bestuur

Deze vacature is niet meer beschikbaar

Ben jij een kei van een PA? Zie jij ‘ondersteunen en ontzorgen’ als een fijn vak? En jezelf als een professionele vakvrouw? Sta jij graag je mannetje en ben je ook strategisch en inhoudelijk sterk? Heb je ervaring in een grote, professionele organisatie en ben je in staat zaken in gang te zetten met natuurlijk overwicht? Heb je affiniteit met maatschappelijke organisaties en de ontwikkeling van kinderen? Voor een van onze vooraanstaande opdrachtgevers, een landelijke organisatie die zich inzet voor de verrijking van de ontwikkeling van jonge kinderen, zoeken wij een: 
Personal Assistant, 36 uur, ter ondersteuning van de Voorzitter Raad van Bestuur

 

Informatie

  • HBO
  • Eindhoven
  • Personal Assistant Voorzitter Raad van Bestuur
  • Eindhoven (Noord-Brabant)

Het bedrijf
Bedrijfskundige oplossingen voor maatschappelijke organisaties die zich richten op de ontwikkeling van kinderen. Zij zorgen ervoor dat deze organisaties alle voorzieningen hebben die nodig zijn om zich optimaal te kunnen richten op kindontwikkeling; denk aan ICT, financiën, marketing en communicatie, HR, huisvesting, onderhoud en inkoop. Ze zijn landelijk actief voor ruim 300 kindcentra en onderwijsvoorzieningen. Er zijn ongeveer 125 professionals in dienst. Ze bieden een duurzaam arbeidsperspectief aan nieuwsgierige, innovatieve, creatieve professionals; zowel jonge als ervaren mensen.

Wat ga je doen?
Je werkzaamheden bestaan onder meer uit complex agendabeheer, het voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen (zoals het Concern Directieteam, Raad van Commissarissenvergadering en aandeelhoudersvergadering), het afhandelen van correspondentie/mailbeheer, het uitzetten van acties en het monitoren van opvolging. Daarnaast ben je voor zowel in- als externe contacten, waaronder externe contacten van de Raad van Bestuur op hoog bestuurlijk niveau, het eerste aanspreekpunt. Samen met de voorzitter organiseer je evenementen en zorg je dat alles op rolletjes verloopt. Uiteraard ben je verantwoordelijk voor het archief van de Raad van Bestuur en ondersteun je de voorzitter in zijn OR-werkzaamheden. De bestuurder waarvoor je gaat werken, wordt door jou in de volle breedte ondersteund in zijn activiteiten. Naast deze taken coördineer je de werkzaamheden van het teamsecretariaat en ben je verantwoordelijk voor een goede bezetting op de afdeling. Je zorgt voor uniformiteit in de manier van werken en de gewenste kwaliteit. Het team bestaat uit 8 professionals.

Wie ben jij?
Wij zoeken voor onze opdrachtgever een ervaren, professionele assistent(e) die enthousiast, gedreven en zorgvuldig is. Je vindt het leuk om met collega’s te werken en gezamenlijk goede resultaten te behalen. Je houdt van veel afwisseling in je werk en je bent flexibel. Ook in een omgeving met veel dynamiek ben je in staat om geconcentreerd te werken. Dit vraagt om een persoonlijkheid met pit, die dingen voor elkaar en mensen in beweging krijgt. Je maakt onderdeel uit van een team dat gezamenlijk alle voorkomende ondersteuningsvragen en - verzoeken afhandelt, zowel op verzoek als op eigen initiatief. Belangrijk uitgangspunt bij al je werkzaamheden is dat je plezier in je werk hebt en ook lol met je collega’s kunt maken.

Hoe ziet jouw dag eruit?

  • In de ochtend open je allereerst de agenda van de voorzitter Raad van Bestuur (RvB). Je bekijkt wat er vandaag op het programma staat en je checkt je mail. Je loopt nog even binnen bij één van de managers om te adviseren over een ingebracht agendapunt voor het komende Concern Directieteam (CDT)-overleg, zodat dit scherper neergezet kan worden. Snel regel je nog een aantal zaken voordat het eerste overleg van de dag start.
  • In je werkoverleg later op die dag bespreek je samen de lopende zaken. Je hebt een conceptvoorstel geschreven voor de dagindeling van een aankomend evenement, dit nemen jullie samen door. De acties die uit het werkoverleg naar voren komen pak je gelijk op. Ondertussen beantwoord je telefoontjes en lopen er collega’s binnen met een aantal afspraakverzoeken. Je mag flink stoeien met overvolle agenda’s, om vervolgens een kleine overwinning met jezelf te vieren wanneer het lukt om die ene moeilijke afspraak met een groot aantal externen in te plannen.
  • Rond 12 uur lunch je op het gezellige centrumplein in gezelschap van collega’s van alle divisies binnen de organisatie.
  • In de middag volg je wat acties op uit het CDT- overleg en bereid je alvast de agenda voor, voor het overleg met de Raad van Commissarissen, dat je de week erop mag notuleren. Een flinke klus! Als je de agenda met bijlagen compleet hebt, publiceer je deze op Sharepoint.
  • Je belt met de locatie van de aanstaande voorjaarsdagen om de laatste puntjes op de “i” te zetten. Aan het einde van de dag check je nog even of de bezetting van het secretariaat voor de komende week in orde is, het is vakantie dus je zult samen met het team wat moeten puzzelen.
  • Aan het einde van de dag fiets je met een voldaan gevoel richting huis.

Wat breng je daarvoor mee?

  • Je hebt HBO werk- en denkniveau;
  • Je weet je weg in MS Office (bij voorkeur Office365);
  • Je hebt enige jaren ervaring in het werken op Raad van Bestuur- of directieniveau;
  • Je bent gewend om structuur aan te brengen en goed te prioriteren. Daarnaast behoud je overzicht en rust en ben je zorgvuldig;
  • Je ontzorgt op alle gebieden zodat de Voorzitter Raad van Bestuur optimaal kan functioneren;
  • Je behandelt adequaat en goed verzorgd in- en uitgaande documenten en correspondentie;
  • Je stelt de professionele dienstverlening centraal, in interne en externe communicatie;
  • Je bent op de hoogte van nieuwe (digitale) werkwijzen en blijft hier continu naar op zoek. Uiteraard weet je deze ontwikkelingen in te brengen en te delen met je collega’s.
  • Meerdere dingen tegelijk doen geeft jou energie;
  • Je bent op je plek in een grote organisatie en in een drukke werkomgeving;
  • Je bent flexibel in ureninzet en dagen.

Dit bieden wij jou:

Naast een afwisselende functie in een ontwikkelingsgericht team waar je echt jezelf mag zijn en humor en betrokkenheid belangrijke waarden zijn, biedt de werkgever jou:

  • Een contract voor 36 uur per week;
  • Een uitstekend salaris conform cao Kinderopvang in schaal 8: minimaal 2.800,- en maximaal 3.800,- obv 40 uur, afhankelijk van jouw leeftijd, opleiding en ervaring;
  • 8% vakantiegeld van het opgebouwde bruto jaarsalaris;
  • Ruim 5,5 weken vakantie per jaar;
  • Bijdrage in de pensioenopbouw bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
  • Tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer bij een reisafstand vanaf 10 kilometer;
  • Korting op je zorgverzekering en sportabonnement;
  • Een inspirerende en uitdagende werkomgeving;
  • Een breed scala aan ontwikkel - en doorgroeimogelijkheden;
  • Mooie projecten en evenementen waaraan je regelmatig kunt deelnemen, bijvoorbeeld ons jaarlijkse, zesweekse bezoek aan een Day Care Centers in Zuid-Afrika;
  • Een goede privé- werkbalans en de mogelijkheid om flexibel te werken;
  • Voordelig fietsen via het Nationale Fietsplan;
  • Fijne collega’s en onvergetelijke personeelsfeesten!

Pas jij in het profiel? Word je enthousiast van de werkzaamheden en bedrijfsomschrijving? Solliciteer dan snel. Heb je vragen? Mail dan naar Marjan de Vries e-mailadres: marjandevries@executivesecretaries.nl

Afdeling Recruitment

Contactpersoon 0252 - 429731 Stuur e-mail